会计账簿是指由一定格式的账页组成，以会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。企业通过将会计凭证中反映的经济内容过入相应账簿，可以全面反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动，储存所需要的会计信息；通过账簿的设置和登记，可以将企业不同的信息分门别类地加以反映，提供企业一定时期内经济活动的详细情况，也可以反映企业财务及经营成果状况。另外通过会计账簿的设置，可以建立起账证、账账、账表之间的勾稽关系，可以检查、校正会计信息。

    1．账簿的启用

    企业购置的会计账簿的扉页或封底，都有账簿使用登记表或经管人员一览表，会计人员在启用账簿时，要认真填写相关内容，如启用日期、起止页数、记账人员姓名、会计人员姓名、单位财务章或公章。当记账人员或会计主管人员工作变动时，应办理账簿移交手续，并在启用表上记录交接日期、交接人、监交人的姓名，并加盖公章。

    2．账簿的登记

    为了保证账簿记录的正确性，必须根据审核无误的凭证登记。具体包括以下几个方面：

    (1)填写项目齐全，内容完整。
    登记账簿时，需将账页中的日期、凭证编号、摘要、金额等项目填写齐全，摘要简明扼要，书写规范整齐，数字清晰无误。账簿中的月、日应填写记账凭证的日期，每一笔记账凭证中的业务登记完毕，都应在记账凭证“过账”栏内划“√”，表示记账完毕，避免重记、漏记。在登记账簿时，账簿登记人员在登记账簿前，应根据岗位责任制和内部牵制要求对审核过的记账凭证再复核一遍，如发现记账凭证有错误，可暂停登记，报告会计主管人员，由他做出修改或照登决定。在任何情况下，凡不兼任填制记账凭证工作的记账人员都不得自行更改记账凭证。

    (2)各种账簿的登记要求。
    A．现金日记账和银行存款日记账。一般由出纳员根据办理完毕的收付款凭证，随时进行逐笔登记，如不能随时登记，也应保证每天登记一次，并每天结出余额。
    B．总分类账。总分类账由于各企业账务处理程序不同，可以根据记账凭证直接登记，也可以根据科目汇总表或其他方式登记，所以可以三五天登记一次，也可以根据汇总记账凭证的时间按旬或月中、月末进行总分类账登记。
    C．明细分类账。明细分类账是根据原始凭证或记账凭证直接登记的，应根据业务发生情况及时进行登记，以掌握企业财务经营动态。

    (3)书写要求。
    为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，记账必须使用蓝黑墨水或碳素墨水，并用钢笔书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写，除结账、改错、冲账、登记减少数可以使用红笔登记外，其余账簿记录均不得使用红色墨水。在书写文字和数字时，不要写满格，一般应占格距的1／2，这样就可以在发现错误时，在该文字和数字的上面进行更正。
    (4)连续登记。
    记账时，必须按账户页次逐页逐行登记，不得跳页、隔行，如无意发生隔行、跳页现象，应在空页、空行处用红色墨水画对角线注销，加盖“此页空白”或“此行空白”的戳记，并由记账人员签章。每一账页记录完毕结转下页时，为表现账目的连续性，应当结出本页合计数及余额，并在本页最后一行摘要栏注明“过次页”，在下页第一行摘要栏“承前页”，并将上页余额及发生额过入次页；也可以上页最后一行不结计发生额合计及余额，而直接在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额。

    财政部《会计基础工作规范》对于“过次页”的本页合计数的结计方法做了如下具体规定：
    第一，对现金、银行存款和收入、费用明细账等需要按月结计发生额账户，结计“过次页”的本页合计数应当是自本月初起至本页末止的发生额合计数。
    第二，对需要结计本年累计发生额的某些明细账户，结计“过次页”的本页合计数应当是自年初起至本页末止的累计发生额。
    第三，对不需按月和按年结计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

    (5)余额结计要求。
    凡需要结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”、“贷”表明余额方向，并在“余额”栏内写清余额金额。没有余额的账户，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内“元”字的位置用“0”表示。

    (6)定期打印。
    对于实行会计电算化的企业，为了便于审计和加强会计信息的安全与完整性，财政部(会计基础工作规范)提出了打印要求，  “实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印”，“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天，必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。”

    3．对账和结账

    (1)对账。对账指为了保证账簿记录的正确性，而进行的账项之间的核对工作。它包括账证、账账、账实核对。
    A．账证核对。指账簿记录与记账凭证及相关原始凭证核对，核对内容包括记账时间、凭证字号、摘要内容、记账方向及金额。
    B．账账核对。指不同账簿之间依据它们的内在关系，核对其金额是否相符。主要包括：所有总账借方发生额的合计数与贷方发生额的合计数应当一致并核对相符；有关总账账户余额与其所属明细分类账余额核对相符；现金日记账和银行存款日记账的余额与其总账余额核对相符；会计部门有关财产物资明细账余额与财产物资保管、使用部门的有关明细账余额是否相符。
    C．账实核对。指各项财产物资账面余额与实用数额之间的核对。主要包括：现金日记账余额与企业实际库存现金额是否一致；银行存款日记账余额与银行对账单金额是否一致；各财产物资明细账与其使用保管部门的财产、物资的明细账是否一致；有关的债权债务明细账余额是否与对方单位记录的金额一致。

    (2)结账。结账是指在会计期末结清账簿记录，即计算本期发生额和期末余额。结账可以是月末、季末、年度末，为编制会计报表做准备。结账是结算各资产、负债、所有者权益、收入和费用的发生额，并据以计算出企业利润。
    具体按下列程序进行：其一，结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账，包括本期调整的账项也须按规定全部结转有关账簿。其二，将有关收入、费用等有关损益账户余额转入“本年利润”账户，结平所有损益类账户。其三，结算出资产、负债、所有者权益账户的本期发生额和余额，并结转下期。
    结账时按下列方法进行：
    A．对于需按月统计发生额的账户，在期末结账时，要在最后一笔业务记录下面的借方栏开始到余额栏为止画通栏单红线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内盖“本月合计”戳记，在“本月合计”栏下面再画一条同样的通栏红线。
    B．对于需要结计本年累计发生额的账户每月结账时，应在“本月合计”栏下结出自年初至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏写明“本年累计”宇样，在栏下再画一条通栏红线，12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，应在全年累计发生额下面画通栏双红线。
    C．对于不需按月结计发生额的账户，如应收应付、财产物资明细账，每登记一次，就要随时结出余额，每月最后一笔余额就是月末余额，月末结账时，只需在最后一笔业务记录下面自借方栏至余额栏画通栏红线即可。
    D．对于总账账户只需结出月末金额即可，但在年终结账时，为了总括反映企业财务状况和经营成果全貌，核对账目，需将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计栏下画通栏红线。
    E．企业在年度终了，会计人员需要结账。凡有余额的账户，应将其余额结转下年，即将所有有余额的账户余额直接过入新账余额栏内，而不需专门编制记账凭证，也不需要将余额再记入各账户的借方，使本年余额为零。

    4．错账查找及更正办法

    在对账过程中，可能发生各种各样的差错，产生差错的原因可能是重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反，从而影响会计信息的正确性，如发现差错，应及时查找，并予以更正，常见的差错查找方法有：

    (1)差数法。
    它是按照错账的差数查找错账的方法。如会计凭证上记录的是：
    借：应交税金——营业税           5 250．00
                ——城市维护建设税     367．50
                ——个人所得税         500．00
        其他应交款——教育费附加       157．50
        贷：银行存款                        6 275．00
    而记账时漏记了城市维护建设税367．50元，在进行应交税金总账和明细账核对时，就会出现总账借方余额比明细账借方余额多367．50元的现象。对于类似差错，应由会计人员通过回忆相关金额的记账凭证进行查找。

    (2)尾数法。
    对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。如只差0．06元，只需看一下尾数有“0．06”的金额，看是否已将其登记入账。

    (3)除2法。
    当账账、账证或账实不符，且差数为偶数时，应首先检查记账方向是否发生错误，在记账时，有时由于疏忽，错将借方金额登记到贷方或将贷方金额登记到了借方，必然会出现一方合计增多，而另一方合计数减少的情况，其差额恰是记错方向数字的一倍，且差数是偶数。对于这种错误的检查，可用差错数除以2，得出的商数就是账中记账方向的反方向数字，然后再到账目中去寻找差错的数字就有了一定的目标。如：
    借：其他应收款——总务科         500
        贷：现金                           500
    登记明细账时，错把其他应收款登记入了贷方，总账与明细账核对时，就会出现总账借方余额大于明细账借方余额1 000元，将1 000元除以2，正好是贷方记错的500元。

    (4)除9法。
    指用对账差额除以9来查找差错的一种方法，主要适用于下列两种错误的查找。
    A．数字错位，在查找错误时，如果差错的数额较大，就应该检查一下是否在记账时发生了数字错位，在登记账目时，有时会把位数看错，把十位数看成百位数，百位数看成了千位数，把小数看大了；也可能把百位看成十位，千位看成百位数，把大数看小了；这种情况下，差错数额一般比较大，可以用除9法进行检查。如将70．00元看成了700．00元并登记入账，此时在对账时就会出现余额差700-70=630元，用630元除以9，商为70元，70元是应该记录的正确的数额。又如收入现金800元，误记为80元，对账结果会出现800-80=720元差值，用720元除以9，商为80元，商数即为你要找的差错数。
    B．相邻数字颠倒错误的查找，在记账时，有时易将相邻的两位数或三位数的数字登记颠倒了，如将86记成68，315记成了513，它们的差值分别是18和198，都可以被9整除，这样知道错误问题之后，进一步判断错在哪一笔业务上就可以了。

    如果用上述方法检查均未发现错误，而对账结果又确实不符，还可以采用顺查、逆查、抽查等方法检查是否有漏记和重记等现象。顺查是指按账务处理的顺序，从凭证开始到账簿记录止从头到尾进行普遍核对。逆查法是指与账务处理顺序相反，从尾到头的检查方法，抽查法是指抽取账簿记录中某些局部进行检查的方法。

    采用上述方法进行检查后，如果是账簿登记错误，应按规定的更正方法进行更正。
    错账更正办法通常有：

    (1)划线更正法。
    在结账前发现账簿记录中有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，可以采用该种方法更正错误，更正时，在错误的文字或数字上划一红线，在红线上方填上正确的文字或数字，并由更正人员在更正处盖章，以明确责任。划线时要注意，不能仅将错误的个别数字划去，要将错误数字全部划掉，并保持原有数字清晰可辨，以便于审查。如记账人员张胜将583．45元，误记为538．45元，应作下表更正(见表4—1)。
表4—1

					万	千	百	十	元	角	分
							5  5	8  3	3  8	4  4	5   5

    (2)红字更正法。
    采用红字更正法，有两种情形，一是记账后发现记账凭证中应借应贷科目错误或借贷方向错误，并由此引起了账簿记录错误。二是记账凭证和账簿中应借应贷会计科目无误，但所记金额大于应记金额。

    对于第一种情况，更正时，首先填制一张内容与原记账凭证完全相同而金额是红字的记账凭证，在凭证摘要栏内注明“冲销X月X日第X号记账凭证”，并根据该记账凭证用红字登记账簿，以示冲销原错误记录，然后再用蓝字填制一张符合经济业务内容的记账凭证，并据以登记入账。如职工出差预借差旅费5 000元，会计分录误写为：
    借：管理费用       5 000
        贷：现金    5 000
    更正时应做：
    借：管理费用    5 000(红字)
        贷：现金    5 000(红字)
    同时再做：
    借：其他应收款——X X X    5 000
        贷：现金                     5 000
    又如财务科已替职工垫付的住房公积金需从工资里扣除，共计20 000元，错写成：
    借：其他应收款      20 000
        贷：应付工资           20 000
    更正时应做：
    借：其他应收款      20 000(红字)
        贷：应付工资            20 000(红字)
    同时做：
    借：应付工资        20 000
        贷：其他应收款         20 000

    对于第二种错误，更正方法是按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借应贷科目完全相同的记账凭证，以冲销多记金额，并据以记账。如管理部门领用劳保用品一批，价值386元，记账凭证误记为3 860元，且账簿也登记为3 860元，错误凭证为：
    借：管理费用    3 860
        贷：低值易耗品    3 860
    更正时，只将其多记金额用红字冲销：
    借：管理费用    3 474(红字)
        贷：低值易耗品    3 474(红字)

    (3)补充登记法。
    记账后，发现记账凭证和账簿记录中的应借应贷科目没有错误，但所填金额小于应记金额。更正时，可按正确的数字与错误数字之间的差值，编制一张与原记账凭证应借应贷科目完全相同的记账凭证，以补充少记的金额，使全部金额符合实际。采用此种方法时，同样要在凭证摘要栏内注明“补充登记X月X日X字第X号凭证”字样。如：报销医药费580元，错记为58元，少记522元，但所使用会计分录是正确的，更正时应做下列补充：
    借：应付福利费    522
        贷：现金    522