五、账簿的登记

    1.现金日记账的登记

    现金日记账是用来逐笔反映现金的收入、支出和结余情况的账簿。出纳员根据现金的收款凭证和付款凭证序时地逐笔登记。根据现金收款凭证登记收入金额,根据现金付款凭证登记支出金额,每天结算出全天的现金收入、支出的发生额和余额,且要将余额与现金库存核对。日余额的计算公式为:
    日余额=上日余额+本日收入发生额一本日支出发生额
    现金日记账是既登记现金收入,又登记现金支出的现金收付日记账,也可更细地分别设置现金收入日记账和现金支出日记账。现金收付日记账一般采用的是三栏式。

    2.银行存款日记账的登记

    银行存款日记账,是用来逐笔反映企业在银行存款的收入、支出及结余情况的账簿。银行存款日记账按银行账户分别设置,由于出纳员根据银行收款凭证和付款凭证序时地逐笔顺序登记,每天结算出各账户全天的银行存款收入、支出的发生额和余额,且定期与银行对账单对账,编制出银行存款余额调节表。根据银行收款凭证登记收入金额；根据银行付款凭证登记支出金额；对于将现金存入银行和银行间转存的情况,可根据现金付款凭证或者银行收款凭证登记收入金额。银行存款日记账格式有多栏式和三栏式两种,一般多采用三栏式。

    3.三栏式明细账的登记

    (1)现金日记账一般是由出纳人员逐笔顺序登记,为了坚持内部体制原则,实行钱账分管,出纳人员不得负责现金收入日记账和银行存款日记账以外的项目账簿。这是出纳工作中重要的环节,也是考核出纳员工作成绩的重要依据之一。出纳员应根据现金日记账来管理现金,做到以账管钱,完备出纳核算系统,同时明确出纳员的责任。
    (2)出纳员根据审核后的现金收款凭证或现金付款凭证进行登记。对于从银行提取现金这样的业务,应只编制银行付款凭证,因此应根据银行付款凭证登记在现金“收入”栏。
    (3)每日终了,都要结出当日的收入合计数和支出合计数,分期计入“收入”栏和“支出”栏,并结出当日的结存余额,记入“结余”栏。
    (4)每日结账的时候,出纳员将现金日记账同库存现金核对,以查明二者是否相符,若有不相符的地方,应及时查明原因,或报告会计主管人员。
    (5)月份终了,应结出本月收入合计数、支出合计数及月末余额；每年年终,应结出本年收入合计数、支出合计数和年末余额。

    4.数量金额式明细账的登记

    数量金额式账簿是指在一张账页上,分别在“借方”、“贷方”和“余额”三栏中设置数量和金额栏,这种格式适用于既进行价值核算,又进行实物数量核算的各种财产物资的明细账,如原材料明细分类账等。

    5.多栏式明细账的登记

    (1)多栏式现金日记账的登记方法与三栏式现金日记账的登记账要求大体相同,都是由出纳员根据审核后的记账凭证进行登记,并在每日终了进行结账,同时与库存现金核对相符；月份终了进行月结,年份终了进行年结。
    (2)多栏式现金收入日记账的登记方法。其登记方法同一般的多栏式现金日记账基本相同,只需注意的是,多栏式现金支出日记账中的支出合计款应转入本账户中的“支出合计”栏中,因此,每期的结余数也在本账户中列示。此外,在根据现金收入日记账登记总账的时候,凡是涉及到“银行存款”账户的,都不能据此登记银行存款总账,因为这笔业务在银行存款日记账中也有记录,如果据此登记则会造成同一笔业务的重复登记。
    (3)多栏式现金支出日记账。其登记方法与多栏式现金收入日记账的登记方法大致相同,只需注意的是,在根据现金支出日记账登记有关总账的时候,还应登记“银行存款”总账,同时期末应将其支出合计数转记到现金收入日记账的支出合计栏内。

    6.总分类账的设置和登记

    总分类账是按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿,它能够全面、系统、总括地反映经济活动情况,为编制会计报表提供必要的资料。
    各会计主体都必须设置总分类账,其格式一般采用借、贷、余三栏式的订本式账簿。由于订本账簿页数固定,不能随时增添账页,也不能任意撕掉账页,因而在使用时应根据各科目发生业务的多少适当估计预留页数。
    从上述总分类账的格式可知,图表所示的总分类账户的借方栏和贷方栏都不专设对方科目,因而不能反映有关账户的对应关系,不便于了解经济业务的来龙去脉。另一种格式所示的总分类账中的借方栏和贷方栏均要专设对方科目,虽然记账比较麻烦,增加记账的工作量,但它能清楚地反映账户的对应关系,也便于了解经济业务的内容。
    总分类账的登记方法,由于采用的会计核算形式不同,其登记依据和登记程序也不一样,它可以直接根据收款凭证、付款凭证和转账凭证,按经济业务发生时间的先后顺序逐笔登记,也可以通过各种不同方法汇总各类凭证后,分次或一次汇总登记,每月应将当月完成的经济业务全部登记入账,并于月终结出总分类账各账户的本期发生额和期末余额。一般来说,每个账户都应该在月初列示月初余额,在列示余额的时候要注意标明余额的方向是借还是贷。另外,开设总账时,要填上一级科目的名称及目次。

    7.银行存款日记账的登记

    银行存款日记账是由出纳员按照审核无误的银行收款凭证和银行存款付款凭证,按照发生顺序逐日逐笔登记。对于现金存入银行的业务,按规定应编制现金付款凭证,所以应根据现金付款凭证登记银行存款日记账。下面通过举例来具体说明银行存款日记账的登记方法。

    例1:乙公司12月初银行存款日记账期初余额为420000元。
    ①12月1日,公司向银行存入汇票存款100000元,凭证号为银付字OO1号,其会计分录为:
    借:其他货币资金——银行汇票    100000
       贷:银行存款    100000
    ②12月1日,提取现金42000元用于发放工资,凭证号为银付字002号,其会计分录为:
    借:现金    42000
       贷:银行存款    42000
    ③12月5日,销售产品收到银行本票5B500元,凭证号为银收字110号,会计分录为:
    借:银行存款    58600
       贷:产品销售收入    50000
          应交税金——应交增值税(销项税额)    8500
    ④12月9日,收到某公司转账支票一张,价值600000元,凭证号为银收字002号,会计分录为:
    借:银行存款    600000
       贷:应收账款    600000
    ⑤12月10日,兑付到期商业承兑汇票一张,支付票面金额291720元,凭证号为银付宇003号,会计分录为:
    借：应付票据    291720
        贷:银行存款    291720
    ⑥12月12日,用转账支票向奉市某企业购入材料23400元,凭证号为银付字004号,其会计分录为:
    借:材料采购    20000
       应交税金——应交增值税(进项税额)    3400
       贷:银行存款    23400
    ⑦12月13日,公司向银行借入短期借款200000元,凭证号为银收字003号,会计分录为:
    借:银行存款    200000
       贷:短期借款    200000
    ⑧12月14日,存入现金1800元,凭证号为现付字024号,会计分录为:
    借:银行存款    1800
       贷:现金    1800
    ⑨12月16日,向异地某企业销售产品,采用托收承付方式收到款项468000元,凭证号为银收字004号,其会计分录为:
    借:银行存款    468000
       贷:应收账款    468000
    ⑩12月20日,公司采用委托付款方式向外地某公司采购材料,支付价款351000元,凭证号为银付字005号,其会计分录为:
    借:材料采购    300000
       应交税金——应交增值税(进项税额)    51000
       贷:银行存款    351000
    @12月24日,以转账支票支付外购材料运杂费24000元,凭证号为银付字006号,其会计分录为:
    借:材料采购    24000
       贷:银行存款    24000
    ⑩12月28日,缴纳增值税76000元,凭证号为银付字007号,会计分录为:
    借:应交税金——应交增值税    76000
       贷:银行存款    76000
    ⑩12月30日,收到子公司分得税后利润240000元,凭证号为银收字005号,其会计分录为:
    借:银行存款    240000
       贷:投资收益    240000
    ⑩12月31日,预交明年上半年保险费2000元,凭证号为银付字008号,其会计分录为:
    借:待摊费用    2000
       贷:银行存款    2000

    按照规定,银行存款日记账应定期与银行对账单进行核对,这是出纳员的一项重要的日常工作。
    对账具体方法,由开户银行定期将银行复写账的副本作为对账单提供给各单位,出纳员用对账单同自己的银行存款日记账进行核对。核对时需逐笔对凭证的种类、编号、摘要内容、记账方向、金额等,对上的即在对账单和银行存款日记账上分别做出记号(一般为“√”)。一旦发现本单位或银行漏记、重记、错记或串户等情况,属于银行对账单差错或串户造成的,应立即与银行核查更正；属于单位记账错误、漏记、重记,则由单位更正后登记入账。在与开户银行核对余额过程中,由于未达账项的存在,常常使银行账面余额与单位银行存款日记账账面余额发生不符。所谓未达账项,是指银行结算凭证期末在银行与单位传递过程中,由于传递时间和记账时间的不同,常造成银行与开户单位一方已经入账而另一方尚未入账的情况,从而造成双方账面余额不符。未达账有如下四种情况:
   （1）单位已经入账银行尚未入账的收入事项。如:单位存入银行的转账支票,银行尚未记入单位账户。
    (2)单位已经入账银行尚未入账的付出事项。如:单位签发的支票,单位已经入账,而银行尚未接到办理转账手续,因而未减少企业存款。
    (3)银行已经入账,单位尚未入账的收入事项。如,银行代收的票据及利息,银行已入单位的存款账户而单位未能及时收到通知因而并未入账。
    (4)银行已经入账而单位尚未入账的付出事项,如,银行代扣的水电费、代扣的银行借款利息等已经入单位的账户而单位尚未收到银行通知因而尚未入账。
    由于上述(1)(4)两种情况,会使单位账面存款余额大于银行对账单的余额；因为(2)(3)两种情况则使单位账面余额少于银行对账单的余额。对此必须通过编“银行存款余额调节表”来试算平衡。计算公式如下:
    单位银行存款余额+银行已收而单位未收款项的金额一银行已付而单位未付款项的金额=银行对账单余额+单位已收而银行未收款项的金额一单位已付而银行朱付款项的金额
   
    “银行存款余额调节表”的编制方法如下:
    比如乙公司12月银行存款日记账账面余额为1078180元,银行提供的对账单余额1246180元。经过核对,有以下几项未达账项:
    (1)月末公司收到其他单位交来的转账支票一张,金额为40000元,已存入银行,但银行尚未入账。
    (2)月末公司已经开出转账支票2张,其中一张金额为14000元,另一张金额为60000元,企业已经入账,但银行尚未兑付因而未入账。
    (3)月末银行代公司收妥某单位支付的款项280000元,银行已经入账,但企业尚未收到银行通知因而尚未入账。
    (4)月末银行代扣水电费17600元,扣收银行借款利息128400元,但企业尚未收到银行通知,因而尚未入账。
    利用上述资料可以编制“银行存款余额调节表”如下:
                                乙公司银行存款余额调节表
        户名：           账号：         年 月 日

 

项目	金额	项目	金额
银行存款日记账 加：银行代收款项 减：代扣的费用     扣收的利息	1078180 280000 17600 128400	银行对账单余额 加：存入的转账支票 减：尚未兑付的 转账支票	1246180 40000 14000 60000
调节后余额	1212180		1212180

    编制调节表的目的,只是为了检查账簿记录的正确性,并不是将未达账项调整入账。经过调节双方余额相符,表明账簿基本无误；若经过调节双方余额不符,则表明账簿记录肯定有错误。

    9.备查账簿的设置和登记

    备查账簿是一种辅助性账簿,各企业可根据自己的情况自行设计,多数以文字的形式进行记录,没有固定的账簿形式。它是对企业某些经济业务的补充登记,起参考资料的作用。